회사에서 일을 하다 보면 여러 가지 문제에 부딪치게 됩니다.
생산성이 떨어졌거나, 품질 문제로 클레임이 많이 생겼다거나 원가를 줄여야 하는데,
생각대로 제대로 되지 않는다거나, 납기가 지연되는 등의 일들이 발생할 수 있습니다. 이 문제점들은 한 가지만의 원인에 의해 발생하는 것이 아니라 여러 요인이 서로 영향을 주어 복잡하게 얽혀서 나타나게 됩니다.

문제가 되는 결과와 그 결과에 영향을 주는 원인 사이의 상호관계를 계층적으로 파고 들어가서 참된 원인을 밝히고 눈으로 쉽게 이해할 수 있게 도식화하는 것이 인과 관계 다이어그램 (특성 요인도)입니다.

이번 팁에서는 인과 관계 다이어그램을 작성해보고 Visio 2007로 작성할 수 있는 품질관리 문서의 종류는 어떤 것들이 있는지 알아보려 합니다.

이번 팁을 통해서 익히게 되는 기능을 정리하면 다음과 같습니다.

1. 품질 관리 표준 문서 템플릿
2. 인과 관계 다이어그램 작성

품질 관리 표준 문서 템플릿

1. 품질 관리 표준 문서 템플릿
비지오를 이용하면 ISO9000, 6시그마, ITIL 등의 국제 표준 문서를 쉽고 빠르게 작성할 수 있습니다. 표준 문서는 비지오의 “사무” 범주 내에 있는 템플릿들로 아래와 같은 종류의 문서 작성을 편리하게 도와줍니다.

템플릿		사용 목적
	EPC 다이어그램 템플릿	EPC(이벤트 구동 프로세스 체인) 다이어그램을 만들어 사무 공정을 문서화 합니다. 문서 6시그마 및 ISO 9000 프로세스입니다.
	TQM 다이어그램 템플릿	사무 공정 리엔지니어링, TQM(종합적 품질 관리), 지속적인 개선 등에 사용할 인과 관계, 하향식 및 부서간 업무 흐름도를 만듭니다. 문서 6시그마 및 ISO 9000 프로세스입니다.
	감사 다이어그램 템플릿	회계, 재무 관리, 회계 정보 추적, 자금 관리, 판단 순서도, 자산 자산 관리 등에 필요한 감사 다이어그램을 만드는데 사용합니다. 문서 6시그마 및 ISO 9000 프로세스입니다.
	결함의 체계적 분석 다이어그램 템플릿	결함의 체계적 분석 다이어그램을 만들어 사무 공정을 문서화합니다. 문서 6시그마 및 ISO 9000 프로세스입니다.
	인과 관계 다이어그램 템플릿	생선뼈(fishbone) 또는 이시가와 다이어그램으로 알려진 인과 관계 다이어그램을 만들어 주어진 상황에 영향을 미치거나 그 원인이 될 수 있는 요소를 체계적으로 검토합니다. 문서 6시그마 및 ISO 9000 프로세스입니다.
	워크플로 다이어그램 템플릿	정보 흐름, 사무 공정 자동화, 사무 공정 리엔지니어링, 회계, 관리 및 인사 관리 작업을 나타내는 다이어그램을 만듭니다. 문서 6시그마 및 ISO 9000 프로세스입니다.
	ITIL 다이어그램 템플릿	ITIL 다이어그램을 만들어 ITIL(정보 기술 인프라 라이브러리) 표준에 따라 정보 기술 서비스 프로세스의 최상의 관리 방법을 문서화할 수 있습니다.
	브레인스토밍 다이어그램 템플릿	계획, 문제 해결, 의사 결정, 브레인스토밍 등의 사고 과정을 그래픽으로 표현한 브레인스토밍 다이어그램을 만듭니다

인과 관계 다이어그램 작성

위에서 알아본 많은 템플릿들은 해당 다이어그램을 쉽게 표현할 수 있도록 스텐실(셰이프 라이브러리)이 미리 준비되어 있어 다이어그램 작업을 빠르게 할 수 있도록 도와줍니다.
즉, 그 다이어그램의 표현 방법만 이해하고 계신다면 Visio 2007을 이용해서 작업하는 것은 누워서 떡 먹기와 같이 너무나 수월합니다.

인과 관계 다이어그램은 문제를 찾아내고 가장 영향이 크다고 생각되는 원인을
분석-검토(원인 추구형)하거나, 개선책을 검토(대책 검토형)하는데 쓰이는 것으로
크게 2가지로 적용할 있습니다.

① 원인 추구형
원인 추구형 인과 관계 다이어그램은 “왜 문제가 생겼는지”를 살피는 데 적합하도록 다음과 같은 형태로 표현합니다.

② 대책 검토형
대책 검토형 인과 관계 다이어그램은 “어떻게 하면 좋을까”를 검토하는데 적합하도록 다음과 같은 형태로 표현합니다.

지금부터 다이어그램들 중 특성 요인도 라고도 부르는 인과 관계 다이어그램을 작성해 보겠습니다.

1. 인과 관계 다이어그램을 그리기 위해서 인과 관계 템플릿을 선택합니다.
[템플릿 범주]에서 [사무]의 [인과 관계 다이어그램]를 선택하고 [만들기]를 클릭합니다.

2. 인과 관계 템플릿을 실행하면 인과 관계를 표현하는 기본 형태와 스텐실들이 제공됩니다.

3. 인과 관계를 표현하기 위한 셰이프는 그림과 같이 '결과'와 '범주' 셰이프가 있습니다.
'결과' 셰이프는 가장 큰 가지의 화살표로 오른쪽 끝에 '결과' 또는 '대책'을 기록합니다.
'범주' 셰이프는 각 원인을 분류하여 표시하기 위한 셰이프로 '결과' 셰이프에 붙여 원인의 그룹을 표시합니다.

4. 인과 관계 템플릿에서 제공하는 기본 뼈대에 '결과'와 '범주'를 입력해야 합니다.
텍스트를 입력하기 위해서 해당 셰이프를 더블 클릭합니다.
아래 샘플은 '뉴스 품질 증대를 위한 대책'이라는 주제로 작성해 보았습니다.

5. 기본 뼈대가 생성되면 각각 '원인', '대책' 그룹별 세부 원인 또는 대책에 대한 정보를 '주 원인' 셰이프를 이용하여 입력합니다. 만일 '주 원인'의 단계를 발생시키는 원인이 더 있다면, '보조 원인' 셰이프를 이용하여 한 단계 더 표현할 수 있습니다.
원인 셰이프를 놓는 위치는 상위 원인 셰이프에 자동으로 붙이기 기능이 제공되므로,
편리하게 작업할 수 있으며, 사용자가 읽기에 적합한 위치에 놓으면 됩니다.

6. 주원인을 모두 표현하여 인과 관계 다이어그램을 이용한 분석을 정리해보면 다음과 같습니다.

7. 분석이 완료된 인과 관계 다이어그램에 '생선 프레임' 셰이프를 추가하여 인과 관계 다이어그램 작성을 마무리합니다.

8. 완성된 다이어그램을 보고서화 하기 위해 '테두리와 제목' 스텐실과 '배경'을 추가하여 문서를 완성합니다.

[참조] 이번 팁의 샘플과 작성 방법 설명은 아래 사이트의 내용을 참조하였음을 알려드립니다.

http://i-boss.co.kr/new/?doc=bbs/gnuboard.php&bo_table=pln01&wr_id=341&sselect=concat(wr_subject,wr_content)&stext=물고기뼈&soperator=1&srch_rows=10&srch_comment=1&srch_days=0

http://www.sqc.co.kr/pds3/viewbody.html?code=pds3&page=11&number=36&keyfield=&key=

많은 지식 근로자들이 복잡한 데이터를 분석하기 위해 또는 쉽게 이해할 수 있는 자료로 만들기 위해, 아래와 같이 엑셀에서 피벗 테이블과 피벗 차트를 생성하고, 다양한 형태로 피벗을 바꾸어봅니다.

그 데이터 표현의 또 다른 방법 피벗 다이어그램을 아시나요?
피벗 테이블과 같은 방법이지만, 그래픽이 강력한 Visio를 이용하여 그룹별 데이터 통계치를 시각화하여 표현할 수 있습니다.

이번 팁을 통해서 익히게 되는 기능을 정리하면 다음과 같습니다.
1. 피벗 다이어그램 생성
2. 피벗 다이어그램 시각화
3. 데이터 그래픽스 편집

피벗 다이어그램 생성

가장 먼저, 피벗 다이어그램을 생성하기 위한 데이터를 만들어보겠습니다.
Visio 2007의 [시작 페이지]에서 [샘플] 다이어그램을 열어볼 수 있습니다.
특히, Visio 2007은 데이터와 연관하여 다이어그램을 표현하는 문서들이 샘플문서로 제공되며, 이에 활용된 샘플 데이터를 같이 제공하고 있습니다. 이를 활용해 보도록 하겠습니다.

1. Visio 2007을 실행하여 [템플릿 범주]에서 [샘플]을 클릭한 후 표시되는
다이어그램 중 [영업 요약] 템플릿을 선택하고 [샘플 데이터 열기] 버튼을 클릭합니다.

2. 아래와 같이 Excel이 실행되고 샘플 데이터가 열립니다. 이 파일을 작업 폴더 내에 '샘플 영업조직' 이라고 다른 이름으로 저장하여 활용합니다.

3. 이제 데이터를 시각적으로 분석하기 위해 피벗 다이어그램을 실행시켜보겠습니다.
Visio 2007의 시작페이지에서 [사무] 범주의 [피벗 다이어그램]을 선택하고 [만들기] 버튼을 클릭합니다.

4. 분석할 데이터 베이스를 연결하도록 마법사창이 표시됩니다.
이 마법사를 단계별로 따라하면 데이터 베이스를 연결할 수 있습니다.
사용할 데이터는 [Microsoft Office Excel 통합 문서]를 선택하고 [다음]을 클릭합니다.

5. [찾아보기]를 클릭하고 따라하기 2번에서 저장한 Excel 문서 '샘플 영업조직'을 선택하고 [다음] 버튼을 클릭합니다.

6. Excel 문서에 포함된 시트를 고를 수 있는 단계입니다. '영업 파이프라인$'을 선택한 후, [마침] 버튼을 눌러 마법사를 종료하겠습니다.

7. 피벗 다이어그램을 그리기 위한 메뉴는 Excel의 피벗 차트를 그리기 위한 메뉴와 매우 흡사합니다. 다이어그램을 그리기 위한 페이지의 왼쪽 위에는 피벗을 만들기 위한 메뉴가
[범주 추가]라는 제목으로 제공되고 그 아래는 데이터 분석을 위한 [합계 추가] 메뉴가
제공되고 있습니다. 또한 만들어진 피벗의 레이아웃을 바꿀 수 있는 도구가 추가되어 있습니다.

8. [범주 추가] 메뉴에서 [지역]을 선택해 보겠습니다.
[범주 추가] 메뉴의 추가 하고 싶은 범주를 클릭하면 다이어그램 페이지에서 선택해 놓은 셰이프의 아래에 범주가 추가됩니다.

9. 이번에는 통계값을 선택해 보도록 하겠습니다. [합계 추가] 메뉴에 선택되어 있는 '고객'은 선택을 해제하고, '수익', '할당량과 비교(합계)'를 클릭하여 선택합니다.

10. 지역별로 수익과 할당량과의 비교 수치가 어떤지 확인해보았으니, 각 지역별 제품별 판매 현황을 파악해 보겠습니다. '북동부'와 '남서부' 셰이프를 선택하고 '제품 범주'를 클릭합니다.

11. 아래와 같은 다이어그램을 얻을 수 있습니다.

12. 보고자 하는 데이터 그룹은 사용자에 의해 병합/분할이 가능합니다.
예를 들어, 수산물과 축산물은 하나의 통계치로 확인해도 무관하다면 '수산물','축산물' 셰이프를 선택하고 [피벗 다이어그램] 도구 모음에 있는 [병합]을 클릭합니다.

13. 위의 과정으로 완성된 피벗 다이어그램은 다음과 같습니다.

14. 이 정도로는 '시각화된 것이 하나도 없네'라고 생각하시는 분들이 계실 것 같습니다.
피벗 다이어그램이 이렇게만 정리된다면 큰 의미가 없을 것입니다. 여기에 데이터 그래픽스를 추가하여, 결과 데이터를 시각화해 보겠습니다.

피벗 다이어그램 시각화

15. 데이터 그래픽을 편집하는 방법을 소개하겠습니다.
'합계' 셰이프를 선택하고 [피벗 다이어그램] 메뉴의 [데이터 그래픽 편집] 메뉴를 클릭합니다. ('합계' 셰이프를 선택하면, 전체 피벗 다이어그램을 선택한 것과 같습니다.)

16. [데이터 그래픽 편집] 창이 표시되면, [새 항목]을 클릭하고 [데이터 막대]를 선택합니다. '할당량과 비교'값을 게이지로 표시하여 보겠습니다.

17. 데이터 막대로 표시할 [데이터 필드]는 '할당량과 비교'를 선택하고, [설명선]은 [속도계]로 선택합니다. 최대값과 최소값은 데이터 베이스 값의 최소, 최대값에 맞추어 입력합니다. 여기서는 '-1000, 1000' 을 입력하고 [확인] 버튼을 클릭하여 저장합니다.

18. 현재 표시된 데이터 그래픽스 항목을 보면 '할당량과 비교' 필드가 텍스트와 데이터 막대 2개로 중복 표시됨을 볼 수 있습니다. 데이터 막대로 표시하면 텍스트 표시는 필요 없으므로 표시 형식이 [텍스트]인 '할당량과 비교' 항목을 선택하고 [삭제]합니다.

19. [데이터 그래픽 편집] 창에서 [확인]을 눌러 현재 적용된 데이터 그래픽스를 다이어그램에서 확인합니다.

데이터 그래픽스 편집

20. 피벗 다이어그램의 마지막 레벨에는 '수익 변경'값을 추가로 표시하여 분석된 데이터를 보다 자세히 표현해 보도록 하겠습니다. [데이터] 그래픽을 편집하면 원하는 작업을 완성할 수 있습니다. 일부분의 데이터 그래픽을 편집하기 위해서는 전체에 적용된 데이터 그래픽 값을 복사하여 일부 셰이프에 새로 적용해야 합니다.

21. 마지막 레벨의 셰이프만 선택한 후 [데이터]-[셰이프에 데이터 표시]를 선택합니다.

22. 설정된 데이터 그래픽스의 복사본을 만들기 위해 드롭다운 단추를 클릭하고, [복제]를 클릭합니다.

23. 그 복사본을 클릭하여 현재 선택된 셰이프에 적용시킵니다. 이제 편집은 적용된 데이터 그래픽스를 선택하여 편집하면 됩니다.

24. [데이터 그래픽 편집] 메뉴에서 [텍스트]를 추가합니다.

25. [텍스트] 데이터 그래픽스로 '수익 변경' 값을 추가로 표시해보겠습니다.
아래와 같이 텍스트 필드와 [테두리 유형]을 선택하고 [확인] 버튼을 눌러 변경 값을 저장합니다.

26. 이번엔 '수익 변경'값을 시각화하기 위해 [새 항목]-[아이콘 집합]을 추가해 봅시다.

27. [데이터 필드], [설명선의 위치], [각 아이콘의 표시 규칙]을 아래와 같이 선택합니다.

28. 모든 데이터 그래픽스가 아래와 같이 설정되었으므로, [확인] 버튼을 눌러 다이어그램에 적용시킵니다.

29. 아래와 같이 피벗 다이어그램이 완성되었습니다.
피벗 다이어그램은 데이터를 분석하고 정리할 때 사용할 뿐 아니라, 데이터 분석을 보고용 문서로 작성할 때 유용하게 활용될 수 있겠죠?

사내 웹사이트 구축에 참여해 본 분들이시라면 다음의 이야기에 공감하실 겁니다.

웹사이트 구축을 의뢰한 사측 관리자는 보통은 복잡한 문서를 넘겨주고 웹사이트에 들어갈 자료이니 알아서 분류해서 메뉴를 만들어 달라고 요구를 합니다.

웹사이트 개발을 맡은 개발자는 혼자서 아이디어를 구상하고 열심히 웹사이트를 만들고 나면, 왠지 구조가 맘에 안 들거나 구성이 짜임새가 없어 보인다고 핀잔을 듣기 일쑤입니다.

서로의 의견이 조율될 때까지 개발자는 스트레스와 업무에 시달리게 되고, 관리자는 늦어지는 사이트 오픈에 조바심과 불안함을 가지고 지켜보게 됩니다. 결국, 적당한 합의를 보고 사이트를 오픈 하지만 100% 맘에 들 수는 없다는 말로 위안을 삼죠..

여러분 언제까지 이런 일들을 반복하실 건가요?
또 이렇게 어렵게 구축한 웹사이트 제대로 운영되고 있는지 확인은 해보시나요?

Visio 2007의 웹사이트 관리 기능을 이용하여 가장 효율적으로 웹사이트를 계획하고 관리하는 방법을 알려드리겠습니다.
이번 팁을 통해서 익히게 되는 기능을 정리하면 다음과 같습니다.

1. 웹사이트 개념도 작성
2. 웹사이트 맵 작성

웹사이트 구축과 관리를 위한 템플릿

Visio 2007는 웹사이트를 구축하고 관리하기 위한 템플릿을 제공하고 있습니다.

1. [파일]-[새로 만들기]-[시작] 메뉴를 이용하면 다양한 템플릿을 선택할 수 있습니다.
그 중 [네트워크] 또는 [소프트웨어 및 데이터 베이스] 범주에서 웹사이트 템플릿을 찾을 수 있습니다.

2. 아래 이미지는 Visioplus.com 사이트 기획 당시 [웹 사이트 개념도]를 이용하여 사이트를 기획한 결과물입니다. [웹 사이트 개념도]는 아래와 같이 웹 사이트의 콘텐츠, 메뉴 구분, 디렉터리 구분 등 관리자와 개발자 사이에 커뮤니케이션을 편리하게 하기 위해 사용합니다.

3. [웹 사이트 개념도]를 이용하는 방법은 순서도, 조직도 그리는 방법과 유사합니다.
웹사이트 개념도에서 제공하는 [웹 사이트 개념도 셰이프]를 이용하여 적절히 관계를 연결하면 됩니다. 이전 팁들을 통해 셰이프를 연결하고 활용하는 방법을 알아봤으므로, 이번 팁은 [웹사이트 맵]을 위주로 진행하겠습니다.

4. Visio 2007을 실행시키고 [템플릿 범주]에서 [소프트웨어 및 데이터베이스]를 선택하고  [웹 사이트 맵]을 클릭합니다.

5. 웹사이트 맵을 시작하면 다음과 같이 웹 주소를 넣을 수 있는 창이 나타납니다.
자주 들어오는 오피스튜터 사이트는 어떻게 관리되고 있는지 한번 확인해볼까요?
[주소] 입력란에 http://www.officetutor.co.kr 을 입력합니다.

6. 만일 사이트를 읽어올 때, 읽혀지는 사이트의 설정을 조정하고 싶다면, [설정] 메뉴를 클릭합니다.

1) [웹사이트 맵 설정]의 [레이아웃]탭에서 읽어오려는 링크의 최대 수와 링크 수준 (depth) 등을 조절할 수 있습니다.
[기본 셰이프 텍스트]는 사이트를 읽어서 그 사이트를 표시할 때 주소를 표시하도록 하거나 HTML 제목을 표시하면, 확인하기에 편리합니다.
지금은 기본 설정인 [상대 URL]을 선택합니다.

2) [확장명],[프로토콜],[특성] 탭에서는 인식할 수 있는 웹 사이트의 형식, 종류를 구분하여 선택할 수 있습니다.

① [프로토콜] 탭
Visio 2007의 경우 HTTP, HTTPS, File, FTP, GOPHER, MailTo, NEWS, NNTP, PROSPERO, TELNET, WAIS 등의 프로토콜을 지원합니다.

② [특성] 탭
웹 사이트 맵은 HTML내의 하이퍼링크 값을 읽어서 표현하게 된다. 상황에 따라서 아래와 같은 HTML 태그 내부에 정의된 속성의 링크 값들은 표시하지 않도록 조절할 수 있다.

3) [고급] 탭에는 사이트 맵을 그리기 위한 영역을 설정합니다.

① 검색조건
다음 3가지 다른 방법 중 한 가지 검색 방법을 선택합니다.

I. 검색한 모든 파일 분석 : 조건 없이 모든 링크된 사이트를 검색합니다.
II. 지정한 도메인에 있는 파일 분석 : 입력 주소의 도메인 내부에 포함된 사이트를 검색합니다.
III. 지정한 디렉터리에 있는 파일 분석 : 입력 주소와 같은 폴더 내의 사이트를 검색합니다.

② HTTP 인증
만일, 웹 서버에 접근할 때에 암호 인증이 필요하다면, HTTP 인증란에 아이디와 패스워드를 입력합니다.

7. [설정] 메뉴의 모든 옵션을 기본 상태로 유지하기 위해 [웹 사이트 맵 설정] 창의 [취소] 버튼을 누르고 빠져나옵니다.

8. 마지막 단계로 웹 사이트 맵을 그리기 위해 [사이트 맵 생성] 창에서 [확인]을 클릭합니다.

9. 드디어 입력한 사이트의 웹사이트 맵이 그려졌습니다.

10. 각 아이콘이 무엇을 나타내는지는 [웹 사이트 맵 셰이프]의 셰이프를 확인하면 알 수 있습니다.

11. 대부분의 맵 셰이프 옆에는 아래와 같이 군인 마크와 같은 모양이 덧붙여져 있습니다.
이 표시는 이 사이트를 확장할 수 있다는 표시입니다.

12. 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 바로 가기 메뉴 중 [하이퍼링크 확장]을 선택하여 사이트의 링크 정보를 트리 구조로 확인할 수 있습니다.

13. [하이퍼링크 확장]메뉴를 클릭하면 모든 트리의 마지막에 선택한 셰이프의 복사본과 그와 링크된 사이트들이 추가로 표시됩니다.

14. 사이트 맵 중간에 아래와 같이 X 표시가 빨갛게 되어 있는 사이트도 있습니다.
이미지의 X 표시는 읽어온 콘텐츠에 연결된 하이퍼링크 주소가 정확하지 않을 경우 나타납니다. 웹 사이트에 잘못된 주소가 없는지 확인하는 것도 웹 사이트 맵을 그리는 가장 큰 이유 중 하나입니다.

15. 사이트 맵으로 그려진 구조가 너무 복잡하거나 콘텐츠가 너무 많을 경우, 그 종류에 따라 구분하여 볼 수 있도록 [필터 창]과 [목록 창]을 제공하고 있습니다.
각 창의 리스트 앞에 있는 체크박스의 선택을 해제하면 해당되는 페이지와 그와 연결된 하이퍼링크, 또는 해제된 종류의 콘텐츠는 사이트 맵에서 지워지게 됩니다.

16. 마지막으로 웹사이트 맵이 제공하는 또 하나의 멋진 기능인 [보고서]를 이용해 보도록 하겠습니다. [웹 사이트 맵]-[보고서]를 클릭합니다.
사이트 맵을 이용하여 깨진 링크, 등록된 콘텐츠, 사이트의 구조 등을 시각화하여 파악하기도 이 사이트 맵을 텍스트로 표시하여 엑셀 파일로 변환하여 모든 링크 정보를 표시하거나, 오류를 가진 링크 정보를 보고서로 출력할 수 있습니다.

17. [보고서] 리스트에서 웹 사이트 맵 링크(오류 포함)을 선택하여 보고서를 작성해 보겠습니다. [보고서] 창의 보고서 목록 중 [웹 사이트 맵 링크(오류 포함)]을 선택하고 [실행]을 클릭합니다.

18. [보고서 실행] 창의 [보고서 형식 선택] 목록 중에서 [Excel]을 선택하고 [확인]을 클릭합니다.

19. 오피스튜터 사이트는 1개의 링크가 깨져있고, 이 링크는 비트맵 파일과 연결된 링크입니다.

실전 응용관리자님을 대신하여 제가 깨진 링크를 확장하여 어떤 비트맵 파일인지 확인해보겠습니다.
위에서 다룬 방법 중 사이트를 선택하여 마우스 오른쪽 메뉴를 보면 [하이퍼링크 확장]이 있었죠.