위에 보시는 이미지는 업무에서 자주 사용하는 업무 흐름도 또는 순서도 이지요? 업무 순서를 바꾸려면 도형도 옮겨야 하고 선도 따라 옮겨야 하고 귀찮은 수고가 필요합니다. 하지만, Visio 2007을 활용하면 연결선 작업 없이 뚝딱 이와 같이 멋진 업무 흐름도를 작성할 수 있습니다.
Visio 2007을 이용하면 복잡한 절차들을 다이어그램으로 단순화시켜 작성할 수 있으므로, 보는 사람의 이해도를 높이고 오래 기억에 남게 됩니다. 이번 Visio 2007 따라하기 내용은 쉽고 빠르게 시각화된 업무 흐름도를 작성하고, 이를 웹 페이지로 저장하여 공유하는 방법을 살펴 보도록 하겠습니다
아래 두 가지 기능을 익히시면 더욱 빠르게 업무 프로세스를 설계하실 수 있습니다.
1. 연결선, 자동 연결 도구의 다양한 사용 방법 익히기 2. 테마 기능과 워크플로 셰이프를 사용하여 시각화된 문서 작성하기
자. 그럼 Visio 2007를 실행시키시고, 함께 따라 해 보시기 바랍니다.
이사 흐름도 그리기
1. 템플릿 범주의 [순서도]의 [기본 순서도]를 더블 클릭합니다.
[팁 속의 팁] 기본 순서도 템플릿은 [일반], [사무], [순서도] 템플릿 범주에서 모두 선택할 수 있습니다.
2. [기본 순서도] 템플릿은 [기본 순서도 셰이프] 스텐실을 이용하도록 구성되어 있습니다. 또한 순서도 템플릿을 이용하면 연결선 도구를 더욱 편리하게 사용할 수 있습니다.
3. “이사 흐름도”를 시작하기 위해 [수행의 시작/종료] 셰이프를 드래그 앤 드롭하여 드로잉 화면에 놓습니다.
4. [프로세스] 셰이프를 같은 방법으로 [수행의 시작/종료] 셰이프 옆에 놓습니다. 놓을 때 ‘동적 눈금에 맞춤’이 동작하여 쉽게 [수행의 시작/종료] 셰이프와 정렬시킬 수 있습니다.
[팁 속의 팁] 동적 눈금에 맞춤이 동작하지 않을 경우에는, “순서도 템플릿”을 선택하여 시작하였는지 다시 확인합니다..
[연결선 사용 방법 1]5. 드디어 셰이프를 연결할 때가 되었습니다. 도구 모음에 있는 [연결선 도구] 버튼을 꾹 눌러 선택한 뒤, 연결하고자 하는 셰이프를 선택합니다.
[팁 속의 팁] “시작” 셰이프가 빨갛게 선택되었을 때 마우스를 누르고 “프로세스” 셰이프로 이동하여 “프로세스” 셰이프가 빨갛게 선택되면 마우스를 놓습니다.
6. 두 개의 셰이프가 제대로 연결되면 가장 가까운 방향으로 선이 그어지고, 연결된 부위(‘연결점’)가 빨갛게 표시됩니다.
[연결선 사용 방법 2]7. 도구 모음에 있는 [연결선 도구]가 선택되어 있고, 따라하기 4번에서 만든 [프로세스] 셰이프가 선택되어 있는 상태에서 [판단] 셰이프를 [프로세스] 셰이프의 오른쪽에 드래그 앤 드롭합니다. 그러면, 자동으로 선이 연결되는걸 볼 수 있습니다.
[연결선 사용 방법 3]8. 더 쉬운 방법으로 [판단] 셰이프의 오른쪽과 아래쪽에 [프로세스] 셰이프를 추가해 보겠습니다. [프로세스] 셰이프를 문서로 드래그 한 다음 [판단] 셰이프와 연결하고자 하는 방향의 삼각형 표시가 진해졌을 때, 셰이프를 드롭 합니다.
[팁 속의 팁] 셰이프 근처의 삼각형은 Visio 2007에서 새롭게 지원하는 기능입니다.
[연결선 사용 방법 4]9. 이미 연결된 셰이프들을 서로 연결하고자 한다면, 도구 모음에 있는 [연결선 도구]를 이용해서 따라하기 5번의 [연결선 사용 방법 1]과 같은 방법으로 연결하면 됩니다. 하지만 이번에는 셰이프를 선택하지 않고 ‘연결점’을 선택해서 연결하도록 하겠습니다.
10. ‘연결점’을 선택하여 연결된 선은 셰이프가 이동해도 그 점과 점의 연결이 계속 유지됩니다.
[연결선 사용 방법 5]11. [판단] 셰이프의 아래쪽 [프로세스] 셰이프의 다음 절차를 추가하려 합니다. 스텐실에서 [프로세스] 셰이프를 선택만 해 놓은 뒤에, 문서에 있는 [판단] 아래 부분의 [프로세스] 셰이프 주변 삼각형을 클릭합니다. 셰이프가 자동으로 그려지면서 연결선이 그려지는 것을 확인할 수 있습니다. 같은 방법으로 밑으로 3개의 [프로세스] 셰이프를 추가하겠습니다.
12. 순서도가 아래와 같이 완성되면, [연결선 도구]의 사용이 필요 없으므로, [연결선 도구] 선택을 해지하기 위해서 [포인터 도구]를 클릭합니다. [포인터 도구]를 클릭하면 일반 선택 모드로 전환됩니다.
13. 다른 페이지에 이 순서도와 연결된 다른 순서도를 그리거나, 참고하려고 할 경우, [다른 페이지 참조] 셰이프를 이용하면 편리합니다. 아래와 같이 완성된 흐름도의 마지막 단계에 [다른 페이지 참조] 셰이프를 연결합니다.
14. [다른 페이지 참조] 대화 상자가 표시되면 새 페이지를 만들기 위해서 위와 같이 [연결 대상] 옵션에서 [새 페이지]를 클릭하고 이름 입력란에 “페이지-2”라고 입력합니다.
15. 새로운 페이지가 만들어지고, [다른 페이지 참조] 셰이프가 왼쪽 위에 추가됩니다. 작업 중이던 페이지(페이지-1)로 다시 돌아와서, [다른 페이지 참조] 셰이프의 선 연결을 마치도록 하겠습니다.
16. [연결선 사용 방법 5]와 동일하게 선이 시작되는 위치에 있는 셰이프의 주변 삼각형을 그냥 클릭합니다.
17. [다른 페이지 참조] 셰이프는 자기만의 메뉴를 포함하고 있습니다. 셰이프 선택 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하시면 메뉴를 볼 수 있습니다. [원]을 선택하여, 셰이프 모양을 변경합니다.
[텍스트 입력]18. 이제 각 순서도 세이프에 설명을 넣도록 하겠습니다.. 해당 셰이프를 선택한 뒤, 텍스트를 입력하면 셰이프에 표시됩니다.
[테마 적용]19. 이제 완성된 순서도를 꾸미기만 하면 되겠습니다.. Visio 2007에서 제공하는 [서식]-[테마] 메뉴를 이용하도록 하겠습니다. (서식 도구 모음에 있는 [테마] 버튼을 클릭하셔도 됩니다. 2007 이하 버전의 Visio 2007를 이용하시면 “색 구성표”를 이용해보세요.)
다양한 [테마 색]과 [테마 효과]를 적용해보고 가장 맘에 드는 상태를 유지시킵니다.
[배경 삽입]20. 문서에 배경도 삽입해 보겠습니다. [배경] 스텐실을 클릭하고 [배경 거미줄]을 드로잉 화면에 드래그 앤 드롭하면 한번에 배경을 삽입할 수 있습니다.
[프로세스 시각화 1단계]21. 전체 흐름 중 강조해야 할 부분이 있다면, [채우기 색]을 바꿔서 강조할 수 있습니다. “해피콜” 순서 셰이프 (“다른 페이지 참조” 셰이프)를 선택한 뒤, 도구 모음에 있는 [채우기 도구]를 확장시켜 색을 변경합니다.
[프로세스 시각화 2단계]22. 다이어그램보다 행동을 나타내는 그림이 들어가면 더욱 보기 좋고, 이해도를 높일 수 있습니다. Visio 2007은 “워크플로” 다이어그램을 제공합니다. 이를 활용해보도록 하겠습니다.
표준 도구 모음에 있는 [셰이프] 버튼을 클릭하고 [사무]-[사무 공정]-[부서]와 [워크플로 단계] 스텐실을 엽니다.
23. 프로세스에 어울리는 그림을 추가합니다.
[하이퍼링크 넣기]24. 흐름 진행 중 웹 페이지, 문서, 다른 페이지를 참조해야 할 필요가 있을 경우 하이퍼링크를 추가하여 참조 문서와 연결시킵니다.
“이사 센터 문의” 프로세스를 선택하고 [삽입]-[하이퍼링크] 메뉴를 이용하여 하이퍼링크를 추가하겠습니다.
25. [하이퍼링크] 대화 상자가 나타나면 아래와 같이 주소를 입력합니다.
[팁 속의 팁] 하이퍼링크의 “주소”란은 인터넷 주소 또는 파일 주소를 이용하여 하이퍼링크를 걸 때 사용하고, “하위 주소”는 같은 문서 내에 다른 페이지를 연결할 때 사용합니다. “하위 주소” 입력은 “찾아보기” 버튼을 이용하여 입력합니다.
26. [확인] 버튼을 누르기 전에 [새로 만들기] 버튼을 눌러서 하이퍼링크 주소를 하나 더 추가하겠습니다. Visio 2007는 하나의 셰이프에 여러 개의 하이퍼링크를 지정할 수 있습니다.
27. 프로세스 계획의 첫 페이지를 완성하였습니다. 이제 위에서 익힌 기능을 다시 짚어보며 두 번째 페이지를 완성해보세요.
다음 페이지로 이동은 [페이지 탭]을 이용하지 않고, 하이퍼링크를 이용하겠습니다. 해피콜 셰이프를 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 바로 가기 메뉴 중 [다른 페이지 참조]를 클릭하면 다음 페이지로 이동됩니다.
28. 그 다음 작업은 아래와 같이 만들어보세요. ^^
29. 모든 페이지를 완성하셨나요? 그러면 열심히 작업한 문서를 다른 사람도 볼 수 있도록 해야겠죠. [웹 페이지 저장]을 이용하여 현재 문서를 html 문서로 저장해보겠습니다. [파일]-[웹 페이지로 저장] 메뉴를 클릭합니다. 웹 문서로 저장하면 문서를 보는 사람은 별도의 툴을 설치하지 않아도 되므로 문서를 쉽게 접할 수 있습니다.
30. [다른 이름으로 저장] 대화 상자의 파일 이름 입력란에 “이사 흐름.htm” 라고 입력하고 [저장] 버튼을 클릭합니다.
[팁 속의 팁] Visio 2007로 웹 문서를 저장하면 SVG 포맷으로 이미지 저장되어 인터넷 익스플로러에 보여지게 되므로 아무리 크게 확대해도 그림이 깨지지 않습니다. 아주 큰 문서나 도면 작업을 할 때 유리하겠죠
32. “이사 흐름.htm” 파일을 더블 클릭하여 웹으로 저장된 Visio 2007 파일을 확인하겠습니다. 인터넷 익스플로러가 실행되면, Visio 2007를 자세히 보기 위한 유틸리티를 설치하기 위해 ActiveX 설치를 요구합니다. 이 때 상단의 바를 선택하여 ActiveX를 설치하면 더 편하게 문서를 확인할 수 있습니다.
33. 여러 개의 하이퍼링크를 걸었던 셰이프를 선택하면 하이퍼링크로 이동할 수 있도록 메뉴가 나타납니다. 하이퍼링크를 1개만 적용한 셰이프(해피콜 셰이프) 클릭만으로 하이퍼링크 페이지로 이동하여 다음 페이지를 볼 수 있습니다.
[팁 속의 팁] 셰이프 선택시 Ctrl키를 누르고 셰이프를 선택하면 좌측에 셰이프 데이터를 확인할 수 있습니다. 셰이프 데이터 정보는 Visio 2007의 [보기]-[셰이프 데이터] 메뉴를 이용하여 저장합니다.
Visio 2007는 웹으로 저장하기 이외에 Microsoft Office 2007의 모든 제품군과 호환이 가능합니다. Visio 2007의 셰이프를 선택한 뒤 [복사하기]-[붙여넣기]를 이용하여 MS Word, PowerPoint, Excel 등에 붙여 활용할 수 있습니다.
웹으로 저장하기 메뉴에서 저장할 제목 넣고 "게시" 버튼을 누르면 웹 저장을 위한 고급 옵션을 선택할 수 있습니다. "게시"를 눌러서 열린 다이얼로그에서 "고급"탭을 이용하면, 그림으로 저장되는 비지오 문서의 포맷을 설정할 수 있습니다. 이 때, VML 포맷을 이용해야 비지오에서 제공하는 웹페이지 컨트롤 유틸리티를 모두 사용할 수 있습니다. 만일, SVG 포맷으로 저장하였다면, Adobe 사의 SVG Viewer가 인스톨되어 있어야 그림이 보입니다...
장승진
2007/08/21 08:07
웹으로 저장하고 나면 "*.htm 문서"와 "*.files 폴더"가 생성되는 데, 하나의 파일로 생성하는 방법은 없나요?
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